Fakturownia, InFakt, WFirma - który system dla gabinetu w 2026
Trzy największe systemy fakturowania w Polsce dla małej firmy: Fakturownia, InFakt, WFirma. Każdy ma inny model cenowy, inną integrację z Shopify i inną grupę docelową. Wybór złego = 200-500 zł miesięcznie na narzędziu które nie pasuje + dodatkowe godziny pracy księgowej.
W tym artykule porównuję trzy systemy pod kątem: ceny, funkcji, integracji Shopify, łatwości użycia i ROI dla salonu/gabinetu/sklepu online.
Trzy systemy w jednym zdaniu
Fakturownia - najprostsza i najtańsza, idealna do startu. Plan darmowy do 3 faktur miesięcznie. Plan Pro 30 zł/mies za nielimitowane.
InFakt - pełna księgowość 360 stopni (faktury + KPiR + ZUS + JPK). Cena 40-100 zł/mies. Dla firm które chcą "wszystko w jednym".
WFirma - faktury + kadry + magazyn + JPK. Cena 30-80 zł/mies. Dla firm z pracownikami i magazynem produktów.
Szczegółowe porównanie
Fakturownia
Cena 2026: - Free: 0 zł/mies (do 3 faktur miesięcznie) - Pro: 30 zł/mies (nielimitowane faktury, JPK) - Premium: 50 zł/mies (multi-user, API)
Plusy: - Najprostszy UI - od kliknięcia do wystawionej faktury 30 sek - Natywna integracja Shopify (aplikacja w App Store) - API REST publiczne - łatwe customowe integracje - JPK_V7 jednym klikiem - Plan darmowy real do 3 faktur (większość konkurencji nie daje free tier)
Minusy: - Brak pełnej księgowości (przychody/koszty - tylko faktury) - Brak kadry/płac (jeśli zatrudniasz - potrzebujesz drugiego narzędzia) - Brak magazynu
Dla kogo: Solo praktyki, salony 1-3 osób, sklepy Shopify startup. Najlepszy stosunek cena/jakość dla 90% małych firm.
InFakt
Cena 2026: - Faktura: 30 zł/mies (tylko faktury, JPK) - Faktura + KPiR: 70 zł/mies (pełna księgowość) - VAT + KPiR + ZUS: 100 zł/mies (deklaracje miesięczne) - Premium: 130 zł/mies (multi-user, dedykowany księgowy)
Plusy: - Pełna księgowość w jednym narzędziu (faktura, KPiR, ZUS, deklaracje VAT) - Dedykowany księgowy w plan Premium (zamiast osobnej księgowej zewnętrznej) - Dobre wsparcie polskiej rzeczywistości prawnej (śmieciówki, umowy zlecenia, urlopy) - Aplikacja mobilna porządnie zrobiona
Minusy: - Brak natywnej integracji Shopify (przez Zapier dodatkowy koszt) - Wyższy próg cenowy niż Fakturownia - Bardziej skomplikowany UI
Dla kogo: Solo działalność z 50+ fakturami miesięcznie + chęć łatwego prowadzenia księgowości bez zewnętrznego księgowego.
WFirma
Cena 2026: - Mikro: 30 zł/mies (faktury + JPK) - Mała Firma: 50 zł/mies (faktury + KPiR + kadry do 5 osób) - Pełna księgowość: 80 zł/mies (KPiR + ryczałt + kadry + magazyn) - Pełna księgowość VAT: 100 zł/mies
Plusy: - Kadry i płace w cenie planu (idealny dla salonu z pracownikami) - Magazyn produktów (idealny dla sklepów z fizycznymi produktami) - Integracja z Allegro/eBay/Empik dla sklepów multi-marketplace - Polski support 24/5
Minusy: - Brak natywnej integracji Shopify (przez Zapier) - UI mniej intuicyjne niż Fakturownia - Niektóre funkcje wymagają wyższych planów (KPiR powyżej mikro)
Dla kogo: Salony 3+ osoby z pełnym zatrudnieniem + sklepy z magazynem produktów (kosmetyków, suplementów).
Tabela porównawcza
| Funkcja | Fakturownia | InFakt | WFirma |
|---|---|---|---|
| Cena Pro | 30 zł/mies | 70 zł/mies | 50 zł/mies |
| Faktury nielimitowane | tak | tak | tak |
| Plan Free | tak (3/mies) | nie | nie |
| Integracja Shopify | natywna | Zapier | Zapier |
| KPiR | nie | tak | tak |
| Kadry/płace | nie | tak (Premium) | tak |
| Magazyn | nie | nie | tak |
| Aplikacja mobilna | tak | tak | tak |
| Dedykowany księgowy | nie | tak (Premium 130 zł) | nie |
| Multi-language faktura | tak (EN, DE) | nie | tak |
ROI - 3 scenariusze
Solo kosmetyczka, 30 faktur miesięcznie
- Fakturownia Pro: 30 zł/mies = 360 zł rocznie
- InFakt Faktura: 30 zł/mies = 360 zł rocznie
- WFirma Mikro: 30 zł/mies = 360 zł rocznie
Wszystkie 3 podobnie cenowo dla tego scenariusza. Wybór po wygodzie UI - sprawdź demo i wybierz to co Ci pasuje.
Salon 3 osoby z pracownikami, 100 faktur miesięcznie
- Fakturownia Pro + zewnętrzna księgowa: 30 + 500 = 530 zł/mies = 6 360 zł rocznie
- InFakt KPiR + ZUS: 100 zł/mies = 1 200 zł rocznie + 200 zł/mies zewn. księgowa = 3 600 zł rocznie razem
- WFirma Mała Firma: 50 zł/mies = 600 zł rocznie + 200 zł zewn. księgowa = 3 000 zł rocznie razem
WFirma najtańsza dla salonu z pracownikami: oszczędność ~3 360 zł rocznie vs Fakturownia + zewnętrzna księgowa.
Sklep e-commerce z magazynem, 200 zamówień miesięcznie
- Fakturownia Pro: 30 zł/mies + ręczne zarządzanie magazynem w Shopify (DIY)
- InFakt: brak magazynu - nie obsłuży tego scenariusza dobrze
- WFirma Pełna księgowość: 80 zł/mies (magazyn w cenie) = 960 zł rocznie
WFirma najlepsza dla sklepu z magazynem: zintegrowany flow zamówienie → faktura → minus z magazynu.
Integracja z Shopify - który najłatwiej
Fakturownia: Natywna aplikacja w Shopify App Store. Setup 10 minut. Konfiguracja: klucz API + mapping serii. Faktury wystawiają się automatycznie po opłaceniu zamówienia.
InFakt i WFirma: Brak natywnej apki. Integracja przez Zapier (ok. 60 zł/mies dodatkowo) lub Make.com (50 zł/mies). Konfiguracja 30-60 minut + miesięczny koszt automatyzacji.
Dla sklepów Shopify Fakturownia jest najbardziej praktyczna - integracja bezkosztowa, działa stabilnie, polski support.
Co najczęściej zaskakuje przy wyborze
1. Migracja danych historycznych Przeniesienie faktur z poprzedniego systemu (np. Excel) wymaga importu CSV. Wszystkie 3 systemy obsługują, ale Fakturownia ma najprostszy interfejs.
2. JPK_V7 dla VAT-owców JPK wymagany od 200 tys. zł rocznego obrotu. Wszystkie 3 systemy generują JPK_V7 automatycznie, ale tylko InFakt i WFirma robią pełne deklaracje VAT online (Fakturownia tylko JPK, deklaracje musisz złożyć osobno przez e-Deklaracje).
3. Faktura zaliczkowa vs właściwa Przy depozytach (np. w psychoterapii) potrzebujesz faktur zaliczkowych. Wszystkie 3 systemy obsługują, ale InFakt ma najlepszy workflow.
4. Wymiana ksiegowej Jeśli zmieniasz księgową, dostęp do twoich danych musi być przekazany. Fakturownia i InFakt mają multi-user łatwo. WFirma wymaga upgrade'u planu na multi-user.
Jak się to ma do Twojego biznesu
Mała firma usługowa Shopify (1-3 osoby): Fakturownia Pro 30 zł/mies. Natywna integracja, prosta obsługa, zewnętrzna księgowa do KPiR.
Salon z pracownikami: WFirma Mała Firma 50 zł/mies. Kadry i faktury w jednym.
Sklep z magazynem: WFirma Pełna księgowość 80 zł/mies. Magazyn + faktury + księgowość.
Solo z chęcią księgowości w jednym narzędziu: InFakt 70-100 zł/mies. Dedykowany księgowy w Premium.
Pakiet PRO Simple Flow za 6 900 zł obejmuje integrację Fakturownia w Shopify (natywną apkę + konfigurację). Wdrożenie 10-14 dni.
Pełen tutorial integracji Shopify + Fakturownia: Shopify + Fakturownia: jak zintegrować.
Bezpłatna konsultacja 15 minut pomoże wybrać optymalny system dla Twojej skali.
FAQ - najczęstsze pytania
Czy mogę zmienić system fakturowania po roku? Tak, ale wymaga migracji danych historycznych. Najbezpieczniej: zacznij od Fakturownia Pro (najtaniej), upgrade do InFakt/WFirma jeśli urośniesz powyżej 100 faktur miesięcznie z pracownikami.
Co z JPK_V7 dla VAT-owców? Wszystkie 3 systemy generują JPK_V7 automatycznie. Tylko InFakt i WFirma robią pełne deklaracje VAT online. Z Fakturownia musisz złożyć JPK przez e-Deklaracje Ministerstwa Finansów osobno.
Czy potrzebuję dedykowanego księgowego? Solo praktyka do 50 faktur/mies: nie. Salon z pracownikami: tak (lub InFakt Premium z dedykowanym księgowym). Sklep z magazynem 100+ zamówień: tak, koszty księgowości 300-800 zł/mies.
Co z fakturami międzynarodowymi (UE, USA)? Wszystkie 3 systemy obsługują eksport usług (VAT 0% dla B2B w UE z VAT-ID). Fakturownia ma najprostszy template. Reverse charge dla USA/UK - manualnie konfigurowane.
Czy mogę wystawiać faktury w EUR/USD? Tak. Fakturownia: tak, multi-currency. InFakt: tak, ale tylko Premium. WFirma: tak. Wszystkie 3 robią automatyczną konwersję na PLN dla księgowości.
Co jeśli klient prosi o fakturę korygującą? Wszystkie 3 systemy mają funkcję "Wystaw korektę". Klikasz oryginalną fakturę → "Wystaw korektę" → zmieniasz pozycje. Korekta wysyłana mailem klientowi automatycznie.
Czy faktura proforma to to samo co zaliczkowa? Nie. Proforma to dokument informacyjny (oferta), bez podatku. Zaliczkowa to faktura VAT z depozytem (np. 50% przedpłaty). Wszystkie 3 systemy obsługują oba typy.
Co z fakturami za usługi medyczne (zwolnienie VAT)? Usługi medyczne i psychoterapeutyczne są zwolnione z VAT (Art. 43 ustawy o VAT). Wszystkie 3 systemy pozwalają oznaczyć fakturę jako "zwolnioną z VAT" z odpowiednim opisem prawnym.
Komentarze: 0